Anforderungen an eine moderne Gestaltung von Tagungsräumen in Hotels
Die New-Work-Bewegung hat in den vergangenen Jahren die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend verändert. Neue Technologien und eine fortschreitende Digitalisierung ermöglichen es bei vielen Tätigkeiten in der Wissensarbeit, Aufgaben von nahezu überall aus zu erledigen. Homeoffice, Co-Working, Workation und digitale Zusammenarbeit sind damit längst zum neuen Standard geworden.
Damit verändert sich auch unser Anspruch an Arbeitsumgebungen. Wir wollen nicht mehr ausschließlich in sterilen Büros sitzen, sondern wünschen uns Orte, an denen wir uns wohlfühlen, Inspiration finden und all das tun können, was sich in einem digitalen Raum nicht abbilden lässt: spontane Begegnungen, informeller Austausch sowie Kreativität und Innovation in kollaborativen Prozessen.
Büros müssen heute deshalb durch eine passende Raumgestaltung und Ausstattung eine Arbeitsumgebung schaffen, in der all dies möglich wird – von einer gemütlichen Lounge-Ecke über flexible Workshop- und Projektflächen bis hin zu Technologien für hybride Videokonferenzen.
Diese Entwicklungen in der Arbeitswelt haben auch Auswirkungen darauf, wie Tagungsräume in Hotels gestaltet werden müssen. Wenn sich Teams für ein Off-Site entscheiden, um einen Workshop oder ein Seminar in einem Hotel durchzuführen, müssen sie vor Ort eine Arbeitsumgebung vorfinden, in der sie wirksam arbeiten können.
Neben einer modernen technologischen Ausstattung für hybride Videokonferenzen müssen Tagungsräume in Hotels heute vor allem drei Kriterien erfüllen: Flexibilität, Individualität und Wohlbefinden.
Damit werden Tagungsräume in Hotels zu einer echten Alternative für Off-Site-Workshops oder Seminare in modernen Co-Working-Spaces oder Büros.
Flexibilität: Raum für unterschiedliche Arbeitssituationen
Ein starr bestuhlter Tagungsraum mit schwer zu verrückenden Tischen im klassischen U-Design bremst Interaktion und Kreativität – genau das, wofür Teams heute in einem Workshop zusammenkommen.
Deshalb müssen Hotels Tagungsräume bereitstellen, in denen Teams innerhalb weniger Minuten selbstständig neue Arbeitssituationen schaffen können. Konkret bedeutet das: leichtes, modulares Mobiliar auf Rollen, mobile Whiteboards und flexible Trennwandsysteme.
So lässt sich aus einem großen Tagungsraum im Handumdrehen eine Reihe kleiner Breakout-Zonen für die Arbeit in Kleingruppen schaffen. Vorhänge können zusätzlich als flexible Raumtrenner genutzt werden und verbessern gleichzeitig die Akustik im Raum.
Für eine flexible Nutzung sollten auch starre Präsentationssituationen mit fest installiertem Screen oder Beamer durch mobile Lösungen wie einen TV-Wagen ergänzt oder ersetzt werden. Dieser lässt sich flexibel im Raum einsetzen – auch bei der Arbeit in Kleingruppen.
Die flexible Raumnutzung fördert nicht nur die Interaktion im Team, sondern ermöglicht auch eine effizientere Nutzung der Fläche. Wird ein Tagungsraum nicht für einen Workshop benötigt, kann er mit wenig Aufwand auch für andere Hotelangebote wie Yogastunden oder Events umgebaut werden.
Damit das Mobiliar platzsparend gelagert werden kann, bieten sich stapelbare Stühle und Tische mit klappbaren Tischplatten an.
Individualität: Unterschiedliche Bedürfnisse berücksichtigen
New Work bedeutet ein hohes Maß an Menschenzentrierung und damit auch die Anerkennung individueller Bedürfnisse.
Für einen modernen Tagungsraum in einem Hotel bedeutet das, ein Raumangebot zu schaffen, das es allen Teilnehmenden ermöglicht, ihr Potenzial bestmöglich zu entfalten. Dies beginnt bei der ergonomischen Anpassbarkeit des Mobiliars, beispielsweise durch höhenverstellbare Steh-Sitz-Tische, die auch bei längeren Sitzungen für Dynamik und Konzentration sorgen, und reicht bis hin zu unterschiedlichen Sitzmöglichkeiten.
Darüber hinaus bedeutet Individualität auch, diskrete Rückzugsorte für spontane oder vertrauliche Gespräche abseits der Hauptgruppe bereitzustellen. Dafür können beispielsweise Raum-in-Raum-Lösungen wie eine Telefonbox in den Raum integriert werden.
Durch die Ausrichtung des Raumangebots an den individuellen Bedürfnissen kann das Hotelumfeld die spezifische Arbeitskultur des Gastunternehmens widerspiegeln und so einen möglichst reibungslosen Arbeitsfluss in einer vertrauten Umgebung unterstützen.
Wohlbefinden: Räume für Geborgenheit und mentale Balance
Die heutige Arbeitswelt verlangt uns ein hohes Maß an Stressresistenz ab. Eine passende Raumgestaltung kann hier einen wichtigen Beitrag leisten.
In einem Hotel, das für viele Menschen auch ein Ort für eine Pause vom stressigen Alltag ist, erwarten wir dies möglicherweise noch stärker als in unserem gewohnten Arbeitsumfeld. Tagungsräume in Hotels sollten daher als multisensorische Wohlfühlorte konzipiert sein, die Geborgenheit vermitteln und die mentale Balance fördern.
Die Abkehr von steriler Sachlichkeit hin zu einer wohnlichen und inspirierenden Atmosphäre gelingt durch den gezielten Einsatz warmer, natürlicher Materialien und Texturen bei Möbeln sowie in der Wand- und Bodengestaltung. Gemütliche Sofaecken oder eine Kaffeebar können dieses Gefühl zusätzlich verstärken.
Ein entscheidender Faktor ist zudem ein passendes Lichtkonzept. Neben einer zentralen Deckenbeleuchtung sollten auch Steh- oder Tischleuchten integriert werden, wie man sie aus privaten Wohnräumen kennt. Dabei empfiehlt sich eine warme Lichtfarbe von etwa 2.700 bis 3.300 Kelvin.
Auch eine gute Raumakustik, etwa durch den Einsatz von Textilien, sowie ein angenehmes Raumklima tragen zum Wohlbefinden bei. Eine gute Beschattung, Lüftungsmöglichkeiten oder der Einsatz von luftfilternden Zimmerpflanzen können das Gefühl von Geborgenheit zusätzlich fördern.
Fazit
Ein Tagungsraum im Hotel braucht heute mehr als Bestuhlung und Beamer.
Arbeitsorte sind heute Orte der persönlichen Begegnung, an denen wir nicht nur Aufgaben erledigen, sondern auch Gemeinschaft erleben.
Viele Büros haben deshalb bereits Raumangebote geschaffen, die informellen Austausch ermöglichen und Kreativität sowie Innovation fördern. Jetzt ist es an der Zeit, dass auch Hotels ihre Tagungsräume entsprechend ausrichten.
Auch sie müssen durch ein hohes Maß an Flexibilität und Individualität moderne Arbeitsweisen unterstützen und insbesondere Wohlfühlorte schaffen, an denen Menschen Abstand von ihrem fordernden Arbeitsalltag gewinnen können.
TEXT/ Leonie Stankewitz
FOTO/ Vitra
MEHR/ www.leonie-stankewitz.de
